Papel Zero: ALEMS dá salto tecnológico e se torna totalmente digital

Sua etimologia atesta o quanto ele é velho: a palavra "papel" vem do latim e significa “papyrus”, planta da qual os egípcios inventaram, há 5 mil anos, um antigo suporte para a escrita. É o início de três longos casamentos, tendo, de um lado, a escrita e, do outro, o papiro, o pergaminho e, por fim, o papel. Essa terceira união já dura quase 2 mil anos e está tão consolidada que causa impressão de que só há escrita se existir papel. Tal relação, no entanto, tem alto custo, é burocrática e nada ecológica.

O casamento dispendioso entre escrita e papel é problema em órgãos e instituições diversos que, em suas rotinas, produzem grande volume de documentos, como é o caso da Assembleia Legislativa de Mato Grosso do Sul (ALEMS). Como resposta a essa questão, a Casa de Leis vem planejando e implementando, desde agosto do ano passado, uma solução tecnológica, que será colocada em prática no início do próximo mês – trata-se do projeto “Papel Zero”. A partir do dia 4 de maio, as impressões de documentos serão extintas e o sistema legislativo do Parlamento sul-mato-grossense será totalmente digital.

“Quando estivermos totalmente informatizados, vai parar de correr papel, não terá mais impressões de documentos. Todos poderão consultar [as proposições] de seu computador, de seu celular”, afirmou o deputado Paulo Corrêa (PSDB), presidente da Casa de Leis. A extinção do papel, mencionada pelo parlamentar, representa um salto tecnológico na história da ALEMS, como nota o secretário de Assuntos Legislativos e Jurídicos (SALJ), Luiz Henrique Volpe Camargo. “É como se estivéssemos saindo do VHS e entrando no streaming”, comparou o secretário. 

O peso do papel

Para que fique claro o que significa essa mudança, é preciso, antes, ter alguma ideia do peso do papel no Parlamento. Na produção legislativa, os 24 deputados apresentam projetos de lei, ofícios, requerimentos, denúncias, moções, entre outros tipos de proposições. São documentos, que precisam ser assinados, protocolados, votados, certificados, etc.

Em sua tramitação, um projeto de lei, de autoria de um deputado, é gerado no gabinete, apresentado e lido em plenário, pode receber emendas de outros parlamentares, tem a constitucionalidade analisada pela Comissão de Constituição, Justiça e Redação (CCJR), é votado em primeira discussão, apreciado o mérito nas comissões técnicas, retorna ao plenário para segunda votação, pode ser, novamente, encaminhado à CCJR (caso tenha ocorrido alteração no texto), é votada a redação final, segue para o autógrafo (documento oficial com o texto aprovado) e para a sanção do governador.

Esse caminho, que exige fôlego na leitura quando sintetizado em um parágrafo, assegura o exercício democrático na gestação de leis e, assim, garante e protege direitos de pessoas de todos os segmentos da sociedade.

Nesse processo, são necessários relatórios, redações, listas de votação, certificados do cumprimento do período de pauta; enfim, documentos diversos, que exigem assinaturas. E, convencionalmente, assinaturas são feitas em papéis. Ou seja, os documentos precisam ser impressos. A estimativa, segundo o secretário Volpe Camargo, é de que cada projeto de lei, durante toda a tramitação, gere entre cinquenta e cem folhas impressas.

Para que seja possível a consulta pública das proposições, os documentos são escaneados e arquivados no Sistema Gestor de Processo Legislativo (SGPL). Ou seja, para ficarem disponíveis na plataforma, esses documentos precisaram, antes, ser físicos. 

Papel totalmente cortado nas ações legislativas

Em duas semanas, isso tudo fará parte do passado, pois as assinaturas dos documentos serão eletrônicas. A mudança, que soa simples, provoca impactos significativos.

Conforme explicou o gerente de Informática da Casa de Leis, Paulo Zandoná, os deputados e servidores, que precisam assinar documentos, como é o caso de alguns funcionários  da SALJ, receberão tokens, dispositivos físicos que geram senhas. "Isso permitirá que eles assinem, eletronicamente, projetos de lei e outras proposições sempre que for necessário", disse o gerente. Nessa assinatura constará o nome e o CPF do signatário, além da data e horário em que o documento foi assinado.

Com isso, os projetos e outras proposições serão inseridos, diretamente, no SGPL, sem necessidade de impressão e escaneamento. Na criação de uma proposição, por exemplo, bastará o parlamentar ou seu assessor preencher todos os campos (autor, coautor, tipo de proposição, se tem ou não justificativa, etc.) no próprio sistema, anexar arquivo (se for o caso) e postar o texto. Depois, clicará em “salvar” e o documento já se tornará digital. Será solicitada, nesse momento, a assinatura eletrônica, ação permitida apenas a quem tem o login e a senha.

Depois de criada, salva e assinada, a proposição seguirá a tramitação. Sempre que algum documento (relatório, emendas, lista de votação, entre outros), relacionado à proposição, for gerado, será solicitada a assinatura eletrônica do responsável. Não haverá mais, assim, documentos físicos circulando entre os setores da Casa de Leis. De qualquer lugar e em qualquer  momento (respeitando os prazos regimentais), esses documentos poderão ser gerados e assinados. E isso com a segurança proporcionada pelos tokens.

Facilidade, rapidez e transparência

Na avaliação de Volpe Camargo, são diversas as vantagens, entre as quais estão a facilitação do trabalho legislativo e a maior rapidez na tramitação. “Além do ganho de tempo, também há ganho na transparência”, acrescenta. Ele explica que, com o novo sistema, as pessoas poderão, num único arquivo, acessar a totalidade das informações de cada proposição.

Na quarta-feira (15), 94 assessores parlamentares receberam treinamento sobre o novo sistema. A reunião foi realizada por videoconferência (leia a matéria, clicando aqui).

Economia, controle e segurança

A economia será significativa. “Só em cópia, vamos economizar 75 mil reais por mês”, estimou o deputado Paulo Corrêa. Ele informou que, no processo de extinção do uso do papel das atividades legislativas, os parlamentares passaram a receber a pauta da Ordem do Dia (projetos previstos para serem votados) em seus celulares.

O deputado também pontuou algumas vantagens do token. “Cada gabinete ficará responsável pela entrada no sistema para que o deputado possa acessar e fazer uma indicação. Quando o acesso é através de um token, será mostrado, efetivamente, quem fez. Haverá mais segurança, controle maior e o arquivamento será muito mais amplo”, considerou.

Ingresso da ALEMS em um novo tempo

O processo de implantação do novo sistema foi conduzido pela 1ª secretaria, ocupada pelo deputado Zé Teixeira (DEM). Para o parlamentar, o projeto “Papel Zero”, é de grande relevância. “O mundo vive um novo tempo, o que exige de nós adequação. Por isso investimos em tecnologia com o objetivo de reduzir o consumo de papel nas atividades legislativas e acelerar a tramitação de processos. Assim, teremos maior eficácia no atendimento às demandas dos sul-mato-grossenses”, afirmou.

O deputado enfatizou que o processo foi realizado com planejamento e transparência. “Fizemos um estudo de viabilidade técnica e econômica para ver se havia necessidade de aprimoramento do sistema legislativo, visando a tramitação 100% digital dos processos. Posterior a isso, cumprimos os ritos processuais e legais. Tudo feito na luz do dia”, ressaltou.

E a natureza agradece...

No dia 19 de setembro do ano passado, os deputados plantaram árvores, como forma de simbolizar a atenção com a preservação ambiental, e assinaram o “Protocolo de intenções por uma Assembleia Legislativa mais sustentável”. O documento, com oito cláusulas, estabelece série de princípios, como consumo sustentável dos recursos naturais, eliminação do desperdício e uso de materiais recicláveis. O  projeto “Papel Zero” faz parte desses compromissos.

*Matéria atualizada nesta quarta-feira, 22 de abril de 2020.